Руководство по автоматизации розничной торговли: как сэкономить время и деньги в 2023 году

Автоматизация розничного магазина может быть полезна во многих аспектах работы магазина, и в наши дни она стала еще более важной из-за увеличения количества онлайн-заказов. Клиенты требуют почти мгновенного обслуживания и доставки, и помощь им — это лишь одна из областей, где можно внедрить автоматизацию в розничной торговле.

Автоматизация рабочего процесса

С увеличением количества различных задач в бэк-офисе у сотрудников остается все меньше времени, чтобы должным образом заботиться о клиентах. Эти задачи включают ручную работу, которую — до недавнего времени — должны были выполнять люди, такие как создание отчетов, выставление счетов и проверка уровня запасов.

Хорошая новость заключается в том, что большинство этих задач можно автоматизировать. Это означает, что сотрудники могут переключать свое внимание на самое важное — делать клиентов счастливыми.

Примеры внедрения автоматизации рабочего процесса включают в себя:

• Автоматическое создание отчетов о заказах, уровне запасов, производительности сотрудников и выявление лучших/худших продуктов в зависимости от критериев, предоставленных ритейлером. Например, предприятие розничной торговли, внедряющее автоматизацию рабочих процессов, может получать информацию о том, когда запасы определенных продуктов падают ниже допустимого уровня, не проверяя их вручную.
• Отслеживание и ведение рабочих графиков, платежных ведомостей, счетов и других документов в одном месте без выполнения большей части работы вручную. Кроме того, риск совершения ошибок сводится к минимуму, когда люди не участвуют в задачах, требующих высокой степени тщательности. Благодаря автоматизации рабочего процесса сотрудники, поставщики и другие заинтересованные стороны будут получать оплату вовремя. Это не только экономит деньги, но и укрепляет отношения.

Автоматизация аналитики

Внедрение автоматизации аналитики может помочь предприятиям розничной торговли быстрее и проще принимать взвешенные решения за счет автоматизации сбора данных из разных источников и представления этих данных на единой информационной панели.

Автоматизация аналитики также предотвращает ошибки при выполнении расчетов, анализе данных, создании отчетов или подготовке электронных таблиц Excel.

Автоматизация аналитики помогает ритейлерам:

• Усиление маркетинговых усилий и измерение KPI;
• Предоставление персонализированного опыта в магазине;
• Понимание поведения и потребностей клиентов;
• Эффективное прогнозирование потребительского спроса на ту или иную продукцию;
• Ассортимент товаров (чтобы розничные продавцы могли принимать более обоснованные решения, например, какие товары хранить на складе)

Обработка счетов

Запуск розничного малого и среднего бизнеса часто требует обработки сотен различных счетов, как от поставщиков, так и от тех, которые необходимо отправить клиентам. Но это еще не все: эти счета необходимо обрабатывать и сопоставлять с конкретными заказами для проверки каждой транзакции. Вдобавок ко всему — и это может быть самое важное в отношении счетов — есть платежи. Обработка счетов вручную может привести к потере счетов или просроченным платежам.

По этим причинам розничные продавцы могут автоматизировать весь процесс выставления счетов как идеальное решение, позволяющее избежать проблем в будущем.

Автоматизация обработки счетов помогает ритейлерам:

• Легкое управление прямыми расходами — сопоставление заказов на покупку со счетами становится бесконтактным.
• Улучшение отношений с поставщиками — ни один счет не будет потерян, а поставщики будут получать платежи вовремя. Это вызывает доверие и авторитет.
• Ускорение и удешевление всего процесса — чем больше времени требуется для обработки счетов, тем выше становится стоимость каждого счета.
• Сокращение количества ошибок — например, двойная оплата одного и того же счета или потеря счетов.

По данным Института финансов и менеджмента (IOFM), 84% времени, затрачиваемого на обработку кредиторской задолженности, тратится на ручные задачи, включая сбор данных. Большинство этих задач можно автоматизировать с помощью программного обеспечения.

Создание и распространение отчетов

Создание и распространение различных типов отчетов имеет решающее значение для любого розничного бизнеса при принятии значимых стратегических решений. В большинстве случаев это также трудоемкая задача, требующая большого количества ручной работы, включающей сбор и сбор данных из различных источников, таких как системы ERP. А это сопряжено с риском совершить честную ошибку.

Эти отчеты охватывают такие вещи, как заказы, уровни запасов, производительность сотрудников, самые продаваемые/худшие продукты, товары с истекающим сроком действия и т. д.

Благодаря автоматизации отчеты можно сохранять и планировать для доставки без дополнительного участия людей, обычно отвечающих за эту задачу, например, ежемесячные отчеты для заинтересованных сторон или ежедневные отчеты о продажах для конкретных магазинов.

Кроме того, автоматизация снижает вероятность совершения ошибок и позволяет аналитикам проводить большую часть своего времени за анализом данных, а не за их сбором.

Обмен документами

Обмен документами — еще один аспект розничного бизнеса, который часто неэффективен и обычно занимает слишком много времени. Кроме того, большинство компаний, в том числе в сфере розничной торговли, по-прежнему используют бумажные документы, в том числе счета-фактуры, вместо доступных цифровых версий.

Программное обеспечение для автоматизации может помочь превратить эти физические документы в цифровые и сохранить их для последующего использования. Такими документами легче управлять и их труднее потерять. Они доступны для поиска и могут использоваться в других областях автоматизации розничной торговли, таких как обработка счетов.

Однако оцифровка документов — это лишь часть автоматизации документооборота.

Другие примеры включают:

• Автоматическая отправка документов (например, счетов) всем заинтересованным лицам;
• Формирование и отправка заказов на пополнение запасов;
• Организация документов на основе определенных критериев, т. е. сбор документов, касающихся одного конкретного поставщика или магазина, в одном месте;
• И более

Поддержка клиентов и процессы колл-центра

Количество доступных каналов продаж растет, и поэтому становится все труднее отслеживать все входящие сообщения как от реальных, так и от потенциальных клиентов. Без некоторой поддержки программного обеспечения это может показаться даже невозможным — просто взгляните на платформы социальных сетей. У нас есть Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest, TikTok и другие, и все эти платформы являются точками контакта с брендами, где клиенты могут рассчитывать на почти мгновенную поддержку. Но это только начало — есть еще электронная почта, контактная форма на сайте и колл-центр.

Управление всеми этими каналами и процессами кажется непосильным, но именно здесь можно реализовать автоматизацию. Существуют различные решения, которые могут помочь в управлении отношениями с клиентами, улучшении качества обслуживания клиентов, разрешении запросов в службу поддержки и хранении всех разговоров в одном месте. Существует также возможность предоставления поддержки 24/7 благодаря чат-ботам, которые автоматически отвечают на вопросы в режиме реального времени.

Такие компании, как Staples, ALDI, IQOS и Walmart, уже используют преимущества чат-ботов. Кроме того, 38% представителей службы поддержки клиентов заявляют, что их организации используют чат-ботов для хотя бы частичной автоматизации поддержки клиентов.

Обработка претензий

Обработка претензий связана с получением и урегулированием страховых претензий от клиентов. Розничные предприятия малого и среднего бизнеса должны быть готовы к различным типам претензий, в том числе:

• Претензии в связи с потерей имущества — кража, вандализм, ущерб от урагана/пожара;
• Претензии по общей ответственности — поездки, поскальзывания и падения, ответственность за качество продукции и дорожно-транспортные происшествия.

Каждая претензия должна быть зарегистрирована, подтверждена, рассмотрена (рассмотрена) и оплачена (или отклонена).

Однако выполнение этого вручную сопряжено с риском совершения ошибки и просто занимает много времени.

Весь процесс можно упростить с помощью роботизированной автоматизации процессов (RPA). Это полностью интегрированное сквозное решение для автоматизации, которое решает такие проблемы, как изменения в процессе или необходимость ввода данных вручную.

Внедрение RPA дает различные преимущества, такие как сокращение времени обработки и снижение затрат на обработку претензий. Он также повышает эффективность, имеет 100% роботизированную точность и легко масштабируется.

Логистика и управление цепочками поставок

Будущее уже здесь — как сообщает Visual Capitalist, более половины специалистов в области розничной торговли, управления и логистики убеждены в необходимости автоматизации склада и уже инвестировали в нее. Это становится еще более важным с ростом доли онлайн-продаж. В 2020 году на онлайн-покупки приходилось половина всего проданного, тогда как позапрошлым годом это была треть всех продаж.

Вот некоторые операции в области логистики и цепочки поставок, которые можно автоматизировать:

• Автоматизация бэк-офиса — это в основном хранение и обработка различных документов, таких как заказы на доставку или док-квитанции. Благодаря искусственному интеллекту (AI) и технологии OCR (оптического распознавания символов) эти документы могут обрабатываться почти автоматически с помощью автоматизации документов.
• Автоматизация транспорта — ожидается, что к концу 2021 года глобальный рынок доставки «последней мили» будет оцениваться в 11,90 млрд долларов, а к 2030 году, по прогнозам, он достигнет 84,72 млрд долларов. они станут безопасными и надежными к 2025 году и коммерчески доступными к 2030 году.
• Автоматизация склада — например, коботы (роботы, предназначенные для совместной работы с людьми), автоматизированные управляемые транспортные средства или автономные мобильные роботы, а также автоматизация планирования поставок.
• Выполнение заказов — роботы или коботы, которые помогут вашим сотрудникам упаковать и отправить заказы клиентам.

Управление финансами

У финансовых отделов есть различные задачи, которые можно оптимизировать, такие как управление денежными потоками, соблюдение нормативных требований или управление дебиторской и кредиторской задолженностью — все они могут быть доступны через единую платформу и (почти) полностью автоматизированы. Это особенно важно для розничных компаний, работающих как в офлайн-, так и в онлайн-магазинах, поскольку существует идеальная синхронизация между системами в отношении уровня запасов, количества продаж или того, какие продукты имеют близкий срок годности.

Преимущества автоматизации финансов:

• Экономит время — многие выполняемые вручную задачи, такие как анализ отклонений (разницы между плановыми и фактическими показателями), можно автоматизировать.
• Снижает риск совершения ошибки — люди всего лишь люди, и они совершают ошибки. В конце концов, четыре из пяти электронных таблиц Excel, созданных вручную, содержат либо ошибки, либо пробелы .
• Помогает поддерживать согласованность — у людей разные способы ведения дел, а благодаря автоматизации финансовая документация будет более согласованной.
• Позволяет собирать данные в режиме реального времени — благодаря этому люди, отвечающие за финансы, могут раньше решать потенциальные проблемы, что приводит к снижению потенциальных потерь и возможностей для оптимизации.

После внедрения автоматизации финансовых процессов обязательно убедитесь, что они должным образом интегрированы друг с другом и другими связанными службами, чтобы не было пробелов между различными системами и инструментами.

Например, предположим, что вы хотите использовать один инструмент для управления дебиторской задолженностью, а другой — для создания и анализа отчетов. Прежде чем использовать их, убедитесь, что их можно интегрировать, чтобы ваши данные всегда были доступны и точны.

Управление продуктом

Наличие различных каналов продаж создает множество проблем, связанных с управлением продуктами, такими как синхронизация и интеграция каналов, организация каталогов продуктов или поддержание актуальности уровня запасов. Выполнение этого вручную отнимает у вашей рабочей силы драгоценное время, которое лучше потратить на другие виды деятельности.

Автоматизация может сделать управление продуктом — и продажи в целом — намного проще и быстрее. Вот некоторые преимущества, связанные с его внедрением:

• Единый каталог товаров — больше не нужно прыгать с одного канала продаж на другой, внося даже незначительные изменения. Надлежащее программное обеспечение может интегрировать все данные о продуктах в одном месте, и розничные продавцы могут использовать его для открытия новых каналов продаж и без особых усилий управлять всеми ими.
• Масштабируемость по каналам — вы можете использовать данные о продуктах, как хотите и когда хотите, благодаря различным доступным встроенным интеграциям каналов.
• Массовый импорт продуктов — больше не нужно добавлять продукты по одному, так как вы можете использовать файлы CSV или XML для быстрого импорта и экспорта данных о продуктах, включая описания и медиаконтент.
• Возможность использования данных в другом месте — некоторые программные решения позволяют получить доступ к информации, хранящейся внутри них, через API, SDK или каким-либо другим способом.

Управление объектами

Для малых и средних предприятий розничной торговли управление объектами в основном связано с заботой о зонах магазинов, доступных для клиентов, прибывающих лично, но на этом все не заканчивается.

К преимуществам автоматизации управления объектами относятся:

• Управление рабочими заданиями — использование программного обеспечения означает наличие всех рабочих заданий в одном месте, где их можно создавать, оценивать, расставлять по приоритетам и измерять;
• Автоматизированные отчеты в режиме реального времени — вы принимаете более обоснованные решения, когда можете мгновенно получить доступ к отчетам о рабочих заданиях, запросах на техническое обслуживание и обо всех других действиях, касающихся управления объектами;
• Расширенная аналитика — вся собранная информация представлена ​​на централизованной панели инструментов, что упрощает ее анализ и принятие мер;
• Управление техническим обслуживанием — будьте в курсе состояния вашего оборудования и активов и настройте профилактическое и профилактическое обслуживание;
• Оптимизация пространства в магазине — программное обеспечение для автоматизации может помочь лучше организовать магазин, чтобы меньше места тратилось впустую .

Подытожим все преимущества, которые предлагает автоматизация ритейла:

Снижение затрат — автоматизация экономит деньги, поскольку сокращает объем ручной работы, снижает риск совершения ошибок и позволяет избежать потенциальных потерь.

Экономия времени — поскольку автоматизация может выполнять большую часть ручной работы, у сотрудников остается больше времени для других задач, что повышает их производительность.

Повышение операционной эффективности — это не только скорость, с которой программное обеспечение выполняет определенные задачи, но и поиск наилучшего способа их выполнения. Кроме того, хотя часть ручной работы автоматизирована, люди могут переключать свое внимание на более значимые задачи, а не тратить время впустую.

Улучшенное обслуживание клиентов и опыт — благодаря автоматизации розничные продавцы могут лучше заботиться о своих клиентах, т. е. предоставляя круглосуточную поддержку 7 дней в неделю, обновляя данные о продуктах или следя за тем, чтобы объект был безопасным и чистым. Автоматизированная розничная торговля, т. е. в торговых точках и других торговых точках, также помогает компаниям выяснить, какие продукты привлекают клиентов, и проанализировать их поведение.

Более высокие показатели продаж — программное обеспечение для автоматизации позволяет без особых усилий открывать новые каналы продаж и поддерживать удовлетворенность новых и существующих клиентов за счет улучшения обслуживания клиентов.

Сокращение количества человеческих ошибок — ручные задачи, которые можно автоматизировать, часто требуют максимальной концентрации, а это означает, что человеческие ошибки неизбежны. Технологии могут достигать 100% точности, когда речь идет о таких вещах, как ввод данных или создание отчетов — задачах, в которых высока вероятность того, что человек допустит ошибку.

Вы можете следовать приведенному ниже контрольному списку, если хотите внедрить розничную технологию и автоматизацию в своем магазине:

Проведите аудит своего розничного бизнеса и решите, какие области могут выиграть от внедрения автоматизации. Например, это может быть более высокая рентабельность инвестиций в долгосрочной перспективе, значительная экономия времени или более низкие накладные расходы, и это лишь некоторые из них. Лучший способ провести точный аудит — поручить эту задачу сторонней компании, имеющей опыт внедрения автоматизации. Они возьмут на себя ответственность за аудит и предоставят рекомендации в отношении областей, в которых автоматизация может или должна быть реализована.

Собирайте отзывы своих сотрудников и коллег об идеях процессов, которые можно улучшить, чтобы помочь им выполнять свою работу проще, лучше или быстрее. Возможно, вы не полностью осведомлены о некоторых аспектах, которые можно улучшить с точки зрения производительности.

Составьте список функций и требований, которыми должны обладать решения для автоматизации розничной торговли. Перепроверьте, чтобы ничего не пропустить.

Изучите инструменты и программные решения, предназначенные для автоматизации операций в розничной торговле, отвечающие вашим потребностям, и сравните их друг с другом. Если вы еще этого не сделали, вы можете обратиться за помощью и советом к сторонней компании, специализирующейся на автоматизации процессов.

Если у вас есть дополнительные вопросы о каком-либо из продуктов для автоматизации розничной торговли, обратитесь в их службу поддержки для получения дополнительной помощи. Убедитесь, что все функции понятны и конкретный инструмент соответствует вашим потребностям и требованиям.

Определитесь с окончательным набором инструментов, которые вы собираетесь использовать для реализации. Проверьте, можно ли их легко интегрировать друг с другом.